گروه بهمن یکی از خودروسازان موفق ایرانی است که از سیستم اطلاعاتی SAP برای مدیریت گردش اطلاعات در سازمان بهره می‌گیرد. کاربرانی که با SAP کار کرده‌اند، به خوبی می‌دانند نحوه چیدمان ساختار حساب در سیستم‌هایی به این سبک با مدل گزارش‌گیری رایج در سیستم‌های مالی ایران متفاوت است. دلتاویژن این خلأ را با کمک داشبورد مالی تخصصی خود در مدت شش ماه پر کرد.
این پروژه از سه منظر برای دلتاویژن با سایر پروژه ها متفاوت قلمداد میشد؛
1- گروه بهمن متشکل از چندین شرکت است و نیازمندی گزارشات به صورت لحظه ای از تمامی شرکت ها است.
2- گروه بهمن یک شرکت بزرگ در صنعت خودرو سازی است.
3- علاوه بر طراحی شاخص های مالی و داشبورد مدیریت، فرآیند گردآوری اطلاعات و تغییر ساختار حساب در این پروژه و در سطح وسیع از روی نرم افزاری غیر ایرانی و مطرح با نام SAPاجرایی گردد.
در این مقاله قصد داریم به بررسی ابعاد این پروژه و دستاوردهای آن بپردازیم. ثمره اجرای پروژه دریافت نامه رضایت از معاونت مالی گروه بهمن در صفحه نخست همین وب سایت قابل مشاهده است.
چالش اجرای داشبورد مالی در گروه خودروسازی بهمن
شرکت‌های اصلی گروه بهمن همگی در یک پایگاه داده SAP کار می‌کنند و داده‌ها به‌صورت منظم و لحظه‌ای ثبت می‌شوند. اما همین وفور داده مشکلی را پنهان می‌کرد که هر روز وقت و انرژی تیم مالی را می‌بلعید.
ساختار حساب‌های SAP با مدل های گزارش گیری ایرانی همخوانی ندارد. این یعنی خروجی سیستم، در همان قالبی که مدیران ارشد یا … انتظار دارد، قابل ارائه نیست. تیم مالی در آن زمان مجبور بود هر بار داده‌ها را دستی تفسیر و بازآرایی کند تا سرعت تصمیم گیری افزایش یابد که البته خود فرآیندی زمان‌بر و دارای خطا بود.
مشکل دوم عمیق‌تر بود. حتی با داشتن یک پایگاه داده مشترک، هیچ ابزاری برای دیدن تصویر یکپارچه از عملکرد کل گروه وجود نداشت. برای اینکه بدانیم بازدهی سودآوری کدام شرکت بیشتر است یا کدام‌یک از بودجه مصوب عقب افتاده، باید داده‌ها از سیستم استخراج، در ابزارهای جانبی ترکیب، و به‌صورت دستی مقایسه می شدند. دسترسی به پاسخ‌هایی که باید در ثانیه در دسترس مدیران می‌بود، ساعت‌ها طول می‌کشید.
رویکرد اجرایی دلتاویژن درپیاده سازی داشبوردهای مالی در گروه بهمن
خواسته گروه بهمن شفاف بود: گزارش‌گیری ساده‌تر، بدون دست زدن به نحوه ثبت اطلاعات در SAP، بدون خروج داده از سازمان و با تکیه بر زیرساخت فناوری موجود.
خواسته مدیریت فناوری اطلاعات این شرکت پیش از آغاز پروژه این بود که چرخه پردازش اطلاعات از مسیر واحد IT خارج نشود و وابستگی به افراد به حداقل برسد.
علاوه بر این خوسته معاونت مالی گروه این بود که امکان دریافت گزارشات به صورت تجمیعی یا تکی بین شرکت های گروه وجود داشته باشد. در صورت ارائه دسترسی به مدیران گروه، هر شرکت نیز تنها اطلاعات خود را مشاهده کند.
دلتاویژن با همین محدودیت‌ها وارد پروژه شد. تجربه پیشین در پردازش اطلاعات مالی برای موسسه اعتباری کوثر و هواپیمایی آسمان و پروژه های مشابه پایه‌ای بود که محصول DeltaHub بر آن اساس شکل گرفته بود. اما این بار، همان رویکرد برای اولین بار روی یک نرم‌افزار غیرایرانی و در مقیاس یک خودروساز بزرگ اجرا میشد.
با هماهنگی کارشناسان فنی SAP، داده‌های خام از طریق فرآیندی مشخص و به‌صورت خودکار فراخوانی شدند و در ادامه دو عملیات موازی انجام شد:
سرفصل‌های فنی SAP به ساختار استاندارد حسابداری ایرانی نگاشت شدند. این نگاشت یک‌بار تعریف شد و از آن پس هر گزارش مالی به‌صورت خودکار با زبانی تولید می‌شود که مدیران ارشد با آن آشنا هستند، اما بدون تفسیر دستی، بدون خطای انسانی.
در مرحله بعد، داده‌های شرکت‌های مختلف گروه در یک لایه واحد تجمیع شدند تا مقایسه، فیلتر و بررسی دقیق تا سطح تراکنش ممکن شود.
دستاوردهای اجرای داشبورد مالی در گروه خودرو سازی بهمن
دلتاویژن در پایان پروژه دو داشبورد مکمل طراحی و در اختیار گروه بهمن قرار داد؛
🔵داشبورد مالی عملیاتی: در این داشبورد اطلاعات مستقیما از SAP فراخوانی شده و پس از پردازش نمایش داده میشد. از این رو مدیران می‌توانند در هر لحظه وضعیت سود و زیان، نقدینگی، مطالبات و نقطه سر به سر را ببینند — بدون اینکه درخواستی به تیم مالی بدهند.
🔵داشبورد مقایسه‌ای عملکرد و بودجه: این داشبورد بر اساس صورت های مالی دوره‌ای شرکت‌ها طراحی گردید. سودآوری اقتصادی در کنار سودآوری مالی ارزیابی شده و عملکرد واقعی با بودجه امکان مقایسه می یافت. هیئت مدیره نیز می‌تواند هم شرکت را به شکل مجزا در طول زمان بررسی کند و هم شرکت‌های گروه را در کنار هم بسنجد.
✅ جمع بندی: پروژه‌ای که در شش ماه در گروه بهمن اجرا شد، فاصله‌ای را پر کرد که SAP به تنهایی قادر به پر کردن آن نبود: فاصله بین زبان فنی یک ERP بین‌المللی و زبان گزارش‌گیری که مدیران ایرانی با آن تصمیم می‌گیرند. آنچه در پیاده سازی UI پروژه بسیار حائز اهمیت است، سطوح دسترسی در مشاهده اطلاعات است. مدیر هر شرکتی تنها اطلاعات شرکت خود را می بینید. علاوه بر این معاونت مالی گروه، اطلاعات تمامی شرکت های زیر مجموعه را مشاهده میکند.
پیش از پیاده‌سازی، آماده‌سازی گزارشات و تجمیع اطلاعات به پرسنل وابسته بود، این عملیات هم زمان‌بر بود و هم با ضریب خطای انسانی همراه بود. اما پس از استقرار داشبورد، معاونت مالی گروه برای اولین بار ابزاری مستقل در اختیار داشت که نظارت و کنترل را مستقیماً در همان سطح مدیریتی بدون نیاز به واسطه یا بدون وابستگی به اشخاص ممکن می‌کرد.
اگر سازمان شما هم روی یک ERP بین‌المللی کار میکند و هنوز تیم مالی درگیر گزارش‌سازی دستی است، احتمالاً همان شکافی وجود دارد که در گروه بهمن وجود داشت.
دلتاویژن این مسیر را قبلاً طی کرده ، هم در مقیاس یک هلدینگ بزرگ، هم روی نرم‌افزاری مثل SAP که برای محیط ایرانی طراحی نشده است.
