داشبورد ارزیابی عملکرد و کاربرد آن در بازاریابی

به عنوان کسی که کسب و کارتان را راهبری می کنید، بخش بزرگی از مسئولیت های شما حصول اطمینان از اجرای پروژه ها و ابتکارات موجود در سازمان شما و ایجاد فضا برای استراتژی های هوشمند جدید است. اما با وجود هزار و یک چیزی که برای جلب توجه شما مبارزه می کند، گاهی اوقات به روز ماندن می تواند چالش برانگیز باشد. یکی از مهمترین ابزارهایی که می توانید برای ارزیابی میزان موفقیت کسب و کارتان کورد استفاده قرار دهید، داشبورد ارزیابی عملکرد یا داشبوردهای KPI است.

داشبوردهای KPI  ابزار مراقبت از عملکرد سایرین هستند و به شما کمک می کنند جنبه های مختلف کسب و کار خود را بررسی کنید تا جایی که مطمئن شوید همه چیز به خوبی پیش می رود. در ادامه این نوشتار مفهوم داشبوردهای KPI را معرفی می کنیم. سپس نحوه عملکرد آن ها را برای کمک در موفقیت تیم بازاریابی شما بیان می کنیم.

داشبورد ارزیابی عملکرد یا داشبورد KPI چیست؟

داشبورد KPI ابزاری است که عملکرد یک کسب و کار را به صورت بصری نشان می دهد یکی از شاخص های داشبورد فروش و بازاریابی است. این داشبورد در یک نگاه به شما چگونگی عملکرد بخش های متفاوت سازمان یا کسب وکار شما در برابر معیارهای تعیین شده نمایش می دهد. 

یک سازمان بالغ در تمامی بخش ها (از فروش گرفته تا عملیات) نیاز به داشبورد مدیریت دارد. هر چه بازده تیم مربوطه ارتباط مستقیم با توسعه شرکت داشته باشد، حس نیاز به مراقبت بیشتر می شود. یکی از مهم ترین بخش هایی که دائما نیاز به بررسی بازخورد و مراقبت دارد، دپارتمان بازاریابی است. مثلا مدیران تیم بازاریابی عملکرد کانال های 12 گانه بازاریابی را ارزیابی می کنند؛ یا  عملکرد بازاریابان در ایجاد سرنخ و سایر عناصری که می تواند اکوسیستم بازاریابی را سلامت نگه دارد را زیر ذره بین قرار می دهند.

داشبورد KPI به بازاریابان و مدیران کسب‌وکار کمک می‌کند تا در مورد عناصر استراتژی بازاریابی نقاط با اهمیت را شناسایی کنند،  در صورتی که شرایط بحرانی شکل گرفت، نقاط تغییر را در دستور کار قرار دهند و متناسب با رویکردهایی که در داشبوردها طراحی شده فرصت‌هایی را برای ابتکارات جدید شناسایی کنند که می‌تواند در کسب موفقیت های بیشتر کمک کند.

ایجاد داشبورد زمان بر است، اما بازده آن بسیار زیاد است. مدیرانی که با موفقیت یک داشبورد موثر را پیاده سازی می کنند، می توانند نتایج بهتری کسب کنند و فضای کاری لذت بخش تر و پاداش محور ایجاد کنند که در آن تیم فضای بیشتری برای خلاقیت و آزمایش داشته باشد.

KPIهایی که انتخاب می‌کنید باید با استراتژی شما مرتبط باشند و ترکیبی از متغیرهای آینده‌نگر و گذشته نگر داشته باشند. یک  وسوسه و اشتباه بزرگ این است که هر معیاری را که می توانید به آن فکر کنید در این گزارش ها جمع کنید. وقتی با کوهی از داده‌ها مواجه می‌شوید، تقریبا غیرممکن است که به بحرانی‌ترین اعداد سطح بررسی دقیقی را که شایسته آن است ارائه دهید.

داشبورد KPI باید شامل چه مواردی باشد؟

بهترین داشبوردها فقط شامل 5 تا 9 KPI هستند. اینها باید به هر حال، شاخص های کلیدی ارزیابی عملکرد در پشت کتاب راهنمای کسب و کار شما باشند. اگر مطمئن نیستید که روی کدام نقاط داده باید تمرکز کنید، به این روش فکر کنید: اگر قرار باشد مسیر حرکت کشتی شما به سمت جنوب باشد، چه تعداد انگشت شماری می تواند تجارت شما را کاملاً مختل کند؟

مزایای داشبورد KPI

داشبورد شاخص های ارزیابی عملکرد (KPI)عالی هستند زیرا ردیابی پیشرفت به سمت اهداف را آسان می کنند. در ادامه به چهارنمونه از مهمترین مزیت های داشبورد شاخص های ارزیابی عملکرد اشاره می شوند.

نگاه کلان و دقیق

داشبوردهای KPI امکان مشاهده عملکرد سازمان را از دو منظر کلان و جزئی فراهم می‌کنند. این داشبوردها داده‌های حیاتی را در یک نمای واحد گردآوری کرده و به کاربران اجازه می‌دهند تا اطلاعات را فیلتر و تحلیل کنند. یکی از بزرگ‌ترین مزایای این داشبوردها، سادگی درک داده‌های پیچیده است. به‌جای نمایش انبوهی از اطلاعات نامرتبط، داشبوردها داده‌ها را در قالب نمودارها و جداول ساده ارائه می‌دهند تا مدیران بتوانند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند.

تصمیم گیری بهتر

یکی از چالش‌های اساسی در کسب‌وکار، استفاده از داده‌های پراکنده و نامتمرکز است. داشبوردهای KPI با یکپارچه‌سازی داده‌های کلیدی در یک نقطه، دید بهتری نسبت به عملکرد سازمان ارائه می‌دهند. این ابزار به مدیران کمک می‌کند تا بدون نیاز به بررسی گزارش‌های طولانی، در کوتاه‌ترین زمان ممکن تصمیمات مبتنی بر داده بگیرند. همچنین، داشبوردها امکان تحلیل روندها و پیش‌بینی آینده را فراهم کرده و موجب بهبود فرآیندهای تصمیم‌گیری می‌شوند.

تجزیه تحلیل واقعی

یکی از ویژگی‌های کلیدی داشبوردهای KPI، امکان نظارت لحظه‌ای بر عملکرد سازمان است. این داشبوردها به‌صورت آنی داده‌های مربوط به بخش‌های مختلف را نمایش داده و امکان مشاهده تغییرات در عملکرد سازمان را فراهم می‌کنند. این قابلیت به مدیران کمک می‌کند تا در صورت بروز مشکلات، سریعاً اقدامات لازم را انجام دهند. علاوه بر این، امکان مقایسه داده‌ها در بازه‌های زمانی مختلف از دیگر مزایای مهم داشبوردهای KPI است که می‌تواند به شناسایی نقاط ضعف و فرصت‌های بهبود کمک کند.

یکپارچه‌سازی اطلاعات سازمانی

با استفاده از داشبوردهای KPI، سازمان‌ها می‌توانند اطلاعات خود را از منابع مختلف جمع‌آوری و در یک پلتفرم متمرکز ارائه کنند. این یکپارچه‌سازی نه‌تنها باعث افزایش شفافیت اطلاعاتی می‌شود، بلکه همکاری بین بخش‌های مختلف سازمان را تقویت می‌کند. بسیاری از کسب‌وکارها با مشکل داده‌های جزیره‌ای مواجه‌اند، اما داشبوردهای KPI این مشکل را برطرف کرده و امکان تحلیل داده‌های سازمان را به شکل جامع فراهم می‌کنند.

با کمک داشبورد مدیریت دلتاویژن، می توانید داده ها را از بخش های مختلف سازمان گردآوری کنید تا عملکرد سازمان خود را مرور کنید. دسترسی به صفحات متفاوت را محدود کنید.

چگونه داشبورد مدیریت ایجاد کنیم؟

1. مخاطب خود را بشناسید.
2. آن را نسبتا ساده نگه دارید.
3. به موارد مورد نیاز اشاره کنید.
4. طرح خود را پیش نویس کنید.

1. مخاطبان خود را بشناسید.

شناخت مخاطبان برای هر تلاش بازاریابی ضروری است و همین امر در مورد ایجاد داشبورد KPI نیز صادق است.

بنابراین، شما باید بدانید چه کسی با KPIها کار می کند و نوع اطلاعاتی که برای طراحی صحیح داشبورد KPI نیاز دارند، شامل چه مواردی می باشد.  برای مثال، نمی‌توانید انتظار داشته باشید همان داشبوردی که برای یک مخاطب اجرایی ایجاد می‌کنید برای یک تیم فروش کار کند.

تبصره: داشبورد مالی دلتا ویژن به ارزیابی عملکرد مالی سازمان می پردازد. داشبود فروش و بازاریابی دلتا ویژن به ارزیابی عملکرد واحد بازاریابی و فروش می پردازد. داشبورد انبار و لجستیک به ارزیابی عملکرد واحد برنامه ریزی و انبار ها می پردازد.

2. آن را نسبتا ساده نگه دارید.

چه در حال ایجاد یک داشبورد برای مدیران پرمشغله باشید که فقط چند دقیقه وقت بگذارید، چه برای تیمی که وقت صرف می‌کند تا جزئیات را بررسی کند، داشبورد شما باید اطلاعات مهم را به شکلی ساده و قابل درک ارائه کند.

تبصره: داشبورد مدیرعامل ارائه شده توسط دلتاویژن برای مدیران پرمشغله طراحی شده است. مفاهیم مهم و ساده به شکل گویا روند پیشرفت و عملکرد سازمان را نمایش می دهد.

3. به موارد مورد نیاز اشاره کنید.

قلب هر داشبورد KPI اختصار و کاربردی بودن آن است.  بنابراین، فقط مهم ترین و روشنگرترین KPIهای مورد نیاز برای دستیابی به اهداف تجاری و سازمانی را در نظر بگیرید.
تبصره: در داشبوردهای تخصصی دلتا ویژن کاربران می توانند پایش کاملی از روند پیشروی سازمان داشته باشند.

4. پیش نویس طرح داشبورد خود را بنویسید.

طراحی داشبورد KPI به ترکیب، توزیع، مقایسه یا رابطه معیارها بستگی دارد. به عنوان مثال، داشبورد برای تجزیه و تحلیل روندها شامل نمودارهای ستونی یا خطی است.

جمع بندی

هنگامی که اولین داشبورد بازاریابی خود را راه اندازی کردید، لذت واقعی شروع می شود! به طور مرتب اعداد را شروع کنید – هفتگی یا ماهانه، بسته به سرعت حرکت در تجارت شما. سپس، آن را به طور منظم مرور کنید و شروع به جستجوی الگوها کنید. وقتی عددی ظاهر می شود که شما را شگفت زده می کند، وقت آن است که علت را بررسی کنید.

نمایش تمام اطلاعات بازاریابی شما در یک داشبورد ساده، شناسایی منبع مشکلات بالقوه و دریافت بازخورد از مرتبط‌ترین طرف‌ها در مورد آنچه که می‌تواند پشت داده های شگفت‌انگیز باشد، درک بیزینس را آسان‌تر می‌کند. هنگامی که فکر می کنید منبع تغییر را شناسایی کرده اید، وقت آن است که کمی آزمایش کنید. اگر هدف خود را از دست دادید، رویکرد جدیدی را امتحان کنید. اگر اعداد شما از حد انتظار فراتر رفت، چیزهایی را تغییر دهید و به استراتژی‌هایی متمایل شوید که بیشتر مسئول اعداد بالا هستند. تغییرات را به آرامی انجام دهید تا بتوانید ببینید که چگونه هر تغییر رویکرد بر نتایج شما تأثیر می گذارد. علاوه بر این، به طور منظم آن KPI ها را ردیابی کنید تا بتوانید اثرات هر تاکتیک جدید را درک کنید.

داشبورد شما باید به ستاره شمالی  سازمان شما تبدیل شود و تغییرات استراتژیک شما را هدایت کند و اطلاعاتی را که برای درک اینکه کدام استراتژی بهترین نتایج را به همراه دارد، در اختیار شما قرار دهد.