در بسیاری از سازمان ها، فروش نسیه و مدت‌دار به مشتریان امری عادی است. اما همین فرآیند به ظاهر ساده، در صورت نبود نظارت دقیق، می‌تواند سرمایه در گردش سازمان را فلج کند. تأخیر در پرداخت‌ها، پرداخت‌های ناقص یا نامنظم و عدم شفافیت در وضعیت وصول مطالبات منجر به آن می شود که بخشی از نقدینگی سازمان برای مدتی از گردونه کسب و کار خارج شود.
نتیجه؟ تحمیل فشار مالی، شکل گیری تنش های بین واحدی، توقف رشد و در نهایت انجام اقدامات شتاب زده جهت گذران امور…
در ادامه حتما برای هر فردی این سوال پیش می‌آید که چطور مدیریت مانده حساب مشتری نقدینگی را نجات می‌دهد؟
چالش‌های رایج در مدیریت مانده حساب مشتری
در چرخه‌های فروشی که همه روزه تکرار میشود، فاکتورها، چک‌ها و تهاترها به‌سرعت روی هم انباشته می‌شوند. در بیشتر شرکت‌ها، اطلاعات پرداخت‌ها در فایل‌ها یا نرم‌افزارهای جداگانه ذخیره میشود و هماهنگی بین تیم مالی، فروش و نمایندگان زمان‌بر است.
در نتیجه، هیچ‌کس دقیق نمی‌داند هر مشتری چقدر بدهی دارد یا کدام فاکتورها هنوز باز هستند. حسابداران فروش و مدیران مالی زمان زیادی را صرف تطبیق اسناد و پیگیری تسویه‌ها میکنند، اما باز هم نمی‌توانند به‌صورت لحظه‌ای بفهمند چه مقدار از مطالبات وصول شده، چه مقدار باز است، و هر مشتری در چه وضعیتی قرار دارد.
پیش‌بینی جریان نقدینگی ای که از کانال فروش به سازمان تزریق میشود، پیچیده و کلافه کننده می شود و تصمیم گیران مرتبط با امور مشتری ناچار می شوند بر اساس حدس و گمان تصمیم گیری کنند.
راه‌حل دلتا ویژن برای مدیریت مؤثر مطالبات
سازمان‌ها می‌توانند از ابزارهای دیجیتال برای کنترل بهتر مانده حساب مشتریان استفاده کنند.
برای حل این مسئله، ما مجموعه‌ای از ابزارهای هماهنگ طراحی کرده‌ایم تا تسویه مطالبات به‌صورت خودکار، سریع و شفاف انجام شود:
🟠 1. اپلیکیشن اندرویدی برای ویزیتورها
هر ویزیتور هنگام مراجعه به مشتری به اطلاعات مانده حساب آن دسترسی کامل دارد. مشاهده می کند چه چک‌هایی برگشت خورده و چه فاکتورهایی هنوز تسویه کامل نشده است.
نتیجه: جلوگیری از فروش بدون تسویه و کاهش ریسک بلوکه‌شدن سرمایه.
🟠 2. پنل مشتریان
هر مشتری یا نماینده فروش وارد پنل شخصی خود میشود و فهرست صورتحساب‌ها، چک‌ها و فیش‌های واریزی را می‌بیند.
امکان بارگذاری تصاویر فیش های واریزی، ثبت تاریخ پرداخت، ثبت چک و مشاهده وضعیت بدهی هر صورتحساب وجود دارد. همچنین مشتریان با انتخاب صورتحساب ها به شکل مکانیزه راس مانده بدهی مطالبات باز خود را مشاهده میکنند. با ثبت هر چک بر اساس تاریخ و مبلغ، راس دوره تسویه محاسبه می شود. این قواعد باعث میشود ابهامات در مورد بدهی‌ها از بین برود و روابط کاری شفاف بماند.
🟠 3. داشبورد مدیریتی
در سطح سازمان، مدیران از طریق داشبورد به داده‌های تجمیعی دسترسی دارند:
- وضعیت وصول مطالبات به تفکیک مشتری، منطقه یا نمایندگی
- شناسایی مشتریان خوش‌حساب و بدقول
- پیش‌بینی جریان نقدینگی آتی بر اساس رفتار تسویه
- گزارش‌های لحظه‌ای از مانده حساب‌ها و چک‌ها
این داشبورد ابزار تصمیم‌گیری است، نه فقط نمایش عدد و رقم؛ با استفاده از نرم افزار دلتاهاب اقدامات اجرایی مرتبط با وصول مطالبات به تیم های عملیاتی اطلاع رسانی می شود.
🟠 4. نرم افزار مدیریت حساب؛ قلب تسویه سازمان
ما برای حل معضل مدیریت مطالبات مشتری، نرم‌افزار مدیریت حساب مشتری را طراحی کردیم؛ ابزاری ساده اما قدرتمند که به عنوان پردازنده رابطه بین فاکتورهای فروش و نقدینگی دریافتی را به‌صورت خودکار تحلیل و تطبیق می‌کند.
ویژگی‌های کلیدی
- تطبیق خودکار فاکتورها با چک‌ها و پرداخت‌ها
- پشتیبانی از تمام حالت‌های متداول مانند تهاتر، برگشت چک، فاکتور برگشتی
- نمایش وضعیت لحظه‌ای هر صورتحساب در داشبورد مدیریتی
- تحلیل رفتار پرداخت مشتریان و شناسایی مشتریان خوش‌حساب یا بدقول
- نمایش وضعیت حساب‌ها بر اساس موقعیت جغرافیایی و نمایندگی‌ها
مزیت داشبورد وصول مطالبات برای مدیران
مدیران می‌توانند در داشبورد مدیریت، در چند ثانیه تصویر روشنی از وضعیت نقدینگی و دوره وصول مطالبات به‌دست آورند. این داده‌ها پایه تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تر در برنامه‌ریزی مالی، تأمین کالا و سیاست‌های اعتباری می باشند.
با تحلیل داده‌های تاریخی، می‌توان روند تعهد مشتریان را سنجید و ریسک اعتباری را کاهش داد.
مزیت راهکار وصول مطالبات دلتا ویژن برای تیم فروش
ویزیتورها و نمایندگان فروش هنگام ثبت سفارش جدید، فوراً می‌بینند هر مشتری چه مانده بدهی دارد. به این ترتیب، قبل از صدور فاکتور جدید، نسبت به تعیین تکلیف بدهی‌های قبلی اقدام میکنند.
نمایندگان هم از طریق پنل اختصاصی خود می‌توانند وضعیت صورتحساب‌ها، چک‌ها و فیش‌های واریزی را ثبت و پیگیری کنند.
جمع‌بندی
با دیجیتالی شدن امور، تسویه مطالبات دیگر نباید فرآیندی دستی و زمان‌بر باشد.
با ترکیب اپلیکیشن اندرویدی، پنل مشتریان و داشبورد مدیریتی، سازمان‌ها می‌توانند در لحظه وضعیت مالی خود را کنترل کنند و مانع از قفل‌شدن نقدینگی شوند.
مدیریت تسویه، کلید پایداری مالی در هر سازمان است.
