همه مشاغل با داده ها کار می کنند، اطلاعاتی که از بسیاری از منابع داخلی و خارجی شرکت تولید می شود. این داده ها به عنوان یک جفت چشم برای مدیران عمل می کنند و اطلاعات تحلیلی در مورد آنچه در تجارت و بازار می گذرد را در اختیار آنها قرار می دهند. بر این اساس، هرگونه تصور نادرست یا فقدان اطلاعات، ممکن است منجر به انحراف دید نسبت به وضعیت بازار و همچنین عملیات داخلی شود که به دنبال آن تصمیمات نادرست گرفته می‌شود. گرفتن تصمیمات مبتنی بر داده مستلزم دید 360 درجه از تمام جنبه های کسب و کار شما است، حتی آنهایی که فکرش را نمی کردید. اما چگونه می توان تکه های داده بدون ساختار را به چیزی مفید تبدیل کرد؟ پاسخ هوش تجاری است.
در این مقاله، ما در مورد مراحل پیاده سازی هوش تجاری در سازمان و زیرساخت های موجود شرکت شما بحث خواهیم کرد. شما یاد خواهید گرفت که چگونه یک استراتژی هوش تجاری تنظیم کنید و ابزارها را در جریان کاری شرکت خود ادغام کنید.
چرا پیاده سازی هوش تجاری در سازمان شما مهم است؟
هوش تجاری (BI) مفهومی گسترده است که مجموعه‌ای از فرآیندها، فناوری‌ها و ابزارهایی را شامل می‌شود که با هدف گردآوری، ذخیره‌سازی، پردازش و تحلیل داده‌های مرتبط با عملیات کسب‌وکار طراحی شده‌اند. با استفاده از هوش تجاری، مدیران و تصمیم‌گیرندگان می‌توانند تصویری جامع و یکپارچه از وضعیت فعلی شرکت، روندهای بازار و عملکرد کسب‌وکار خود به دست آورند. این دید کلی به آنها امکان می‌دهد تا بر اساس داده‌های دقیق و به‌روز، استراتژی‌های موثرتری تدوین کنند، ریسک‌ها را کاهش دهند و فرصت‌های جدید را شناسایی نمایند.
پیاده سازی هوش تجاری در سازمان – 10 مرحله کلیدی
هر پروژه پیاده سازی هوش تجاری از نظر الزامات منحصر به فرد است و مجموعه ای از مراحل به مقیاس و ویژگی آن بستگی دارد. بر اساس تجربه 18 ساله ما در ارائه راه حل های هوش تجاری، ما برخی از مراحل کلی را که در اکثر پروژه ها معمول است، بیان می کنیم.
- معرفی هوش تجاری به کارمندان
- تنظیم اهداف، KPIها و الزامات
- انتخاب ابزار یا یک راه حل سفارشی
- جمع آوری یک تیم هوش تجاری
- مستند کردن استراتژی BI سازمان
- راه اندازی ابزارهای یکپارچه سازی داده و پیکربندی انبار داده
- پیاده سازی رابط کاربر نهایی و داشبورد و ابزارهای گزارش دهی
- آموزش به کاربران نهایی
مرحله 1: هوش تجاری را به کارمندان خود معرفی کنید.
برای شروع استفاده از هوش تجاری در سازمان خود، ابتدا و مهم‌تر از همه این است که معنای BI را برای همه کارمندان خود توضیح دهید. نحوه انجام این کار به اندازه سازمان شما بستگی دارد و درک متقابل در اینجا حیاتی است؛ زیرا کارمندان بخش های مختلف در پردازش داده ها مشارکت خواهند داشت. بنابراین، مطمئن شوید که همه در یک صفحه هستند و هوش تجاری را با تجزیه و تحلیل پیش بینی اشتباه نگیرند.
هدف دیگر این مرحله ارائه مفهوم BI به افراد کلیدی درگیر در مدیریت داده است. شما باید مشکل واقعی را که می خواهید روی آن کار کنید تعریف کنید و متخصصان مورد نیاز را برای راه اندازی ابتکار هوش تجاری خود سازماندهی کنید.
ذکر این نکته ضروری است که در این مرحله، از نظر فنی، باید پیش‌فرض‌هایی در مورد منابع داده‌ها و استانداردهای تعیین شده برای مدیریت جریان داده‌ها ایجاد کنید. شما می توانید فرضیات خود را تأیید کنید و گردش کار داده های خود را در مراحل بعدی مشخص کنید. به همین دلیل است که باید آماده تغییر کانال های منبع داده و ترکیب تیم خود باشید.
مرحله 2: اهداف، KPIها و الزامات را تنظیم کنید.
گام بزرگ پس از همسویی چشم انداز این است که مشخص کنید چه مشکل یا گروهی از مشکلات را می خواهید با کمک هوش تجاری حل کنید. تنظیم اهداف به شما کمک می کند تا پارامترهای سطح بالایی را برای BI تعیین کنید مانند:
- از چه منابع داده ای استفاده خواهد شد؟ (CRM، ERP، تجزیه و تحلیل وب سایت، منابع خارجی و غیره)
- چه نوع داده ای برای منبع نیاز دارید؟ (اعداد فروش، گزارش ها، ترافیک وب سایت و غیره)
- چه کسی به دسترسی به این داده ها نیاز دارد؟ (مدیریت عالی، تحلیلگران بازار، سایر نقش ها)
- چه نوع گزارش هایی مورد نیاز است و چگونه باید ارائه شوند؟ (صفحات گسترده، نمودارها، گزارش های موردی، یا داشبوردهای تعاملی)
پیشرفت چگونه اندازه گیری خواهد شد؟
در کنار اهداف، در این مرحله، باید به KPIهای ممکن و معیارهای ارزیابی فکر کنید تا ببینید چگونه کار انجام می شود. اینها می توانند محدودیت های مالی (بودجه اعمال شده برای توسعه) یا شاخص های عملکردی مانند سرعت پرس و جو یا نرخ خطای گزارش باشند.
در پایان این مرحله، باید بتوانید الزامات اولیه محصول آینده را پیکربندی کنید. این می‌تواند فهرستی از ویژگی‌های موجود در بک لاگ محصول متشکل از داستان‌های کاربر یا یک نسخه ساده‌تر از این سند الزامی باشد. نکته اصلی در اینجا این است که بر اساس الزامات باید بتوانید نوع معماری، ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی را که از نرم‌افزار/سخت‌افزار BI خود می‌خواهید، درک کنید.
مرحله 3: ابزارها را انتخاب کنید یا یک راه حل سفارشی را در نظر بگیرید
تدوین یک سند الزامی برای سیستم هوش تجاری شما یک نکته کلیدی برای درک اینکه به کدام ابزار نیاز دارید است. برای کسب و کارهای بزرگ، ساخت اکوسیستم BI سفارشی را می توان به دلایل مختلفی در نظر گرفت.
- سازمان ها نمی توانند داده های ارزشمند خود را به شخص ثالثی بسپارند.
- یک راه حل سفارشی همیشه قابل تنظیم تر است و بهتر از یک راه حل آماده برای نیازهای خاص کسب و کار شما تنظیم می شود.
- ابزارهای BI اغلب با پاسخگویی به نیازهای برخی از صنایع خاص متمایز می شوند. ممکن است شخصی در بازار وجود نداشته باشد که برای صنعت شما خدمات ارائه دهد.
- ممکن است از نظر انتخاب ارائه‌دهنده زیرساخت ابری انعطاف‌پذیری بیشتری داشته باشید .
- با این حال، نقطه ضعف آشکار ساخت زیرساخت BI سفارشی هزینه و طول پروژه است.
بنابراین بر اساس الزامات، نوع صنعت، اندازه و نیازهای کسب و کار خود، می توانید بفهمید که آیا آماده سرمایه گذاری در یک ابزار BI سفارشی هستید یا خیر. در غیر این صورت، می توانید شخصی را پیدا کنید که فرایند پیاده سازی و ادغام را برای شما با یک راه حل آماده انجام می‌دهد.
مرحله 4: یک تیم هوش تجاری جمع آوری کنید
گام بعدی جمع آوری گروهی از افراد از بخش های مختلف شرکت شما برای کار بر روی استراتژی هوش تجاری سازمان است. ترکیب تیم BI شما باید شامل دو دسته اصلی از افراد باشد.
نمایندگان دامنه از بخش های مختلف
این افراد مسئول دسترسی تیم به منابع داده خواهند بود. آنها همچنین دانش خود را در انتخاب و تفسیر انواع داده های مختلف مشارکت خواهند داد. به عنوان مثال، یک متخصص بازاریابی می تواند تعیین کند که آیا ترافیک وب سایت، نرخ پرش یا شماره اشتراک خبرنامه شما از انواع داده های ارزشمند هستند یا خیر.
در همین حال، نماینده فروش شما می تواند بینشی در مورد تعاملات معنی دار با مشتریان ارائه دهد. علاوه بر این، شما می توانید از طریق یک شخص به اطلاعات بازاریابی یا فروش دسترسی پیدا کنید.
نقش های خاص BI
نقش های خاص BI دسته دوم افرادی که در تیم خود می خواهید. اعضای خاص BI هستند که فرآیند توسعه را رهبری می کنند و تصمیمات معماری، فنی و استراتژیک می گیرند. بنابراین به عنوان یک استاندارد لازم، باید نقش های زیر را تعیین کنید.
رئیس BI
این فرد باید مجهز به دانش نظری، عملی و فنی باشد تا از اجرای استراتژی و ابزار واقعی شما پشتیبانی کند. این شخص می تواند مدیر اجرایی با دانش هوش تجاری و دسترسی به منابع داده باشد. رئیس BI شخصی است که تصمیماتی را برای اجرای آن اتخاذ می کند.
مهندس BI
این فرد که عضو تیم فنی است، در ساخت، پیاده سازی و تنظیم سیستم های BI تخصص دارد. معمولا مهندسان BI دارای پس زمینه توسعه نرم افزار و پیکربندی پایگاه داده هستند. آنها همچنین باید در روش ها و تکنیک های یکپارچه سازی داده ها مسلط باشند. یک مهندس BI ممکن است بخش فناوری اطلاعات شما را در اجرای مجموعه ابزار BI شما رهبری کند.
تحلیلگر داده
این فرد به دیگران در اعتبارسنجی، پردازش و تجسم داده ها، راه حل تخصصی می دهد.
مرحله 5: استراتژی BI خود را مستند کنید.
هنگامی که یک تیم دارید و منابع داده مورد نیاز برای مشکل خاص خود را در نظر گرفتید، می توانید با استفاده از اسناد سنتی مانند نقشه راه محصول، توسعه یک استراتژی BI را شروع کنید. استراتژی هوش تجاری بسته به صنعت، اندازه شرکت، رقابت و مدل کسب و کار شما ممکن است شامل اجزای مختلفی باشد. در اینجا موارد توصیه شده وجود دارد.
منابع داده
این مستند به بررسی کانال‌های داخلی و خارجی تأمین داده‌های شما می‌پردازد. همچنین، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، شامل استانداردهای صنعت و معیارهای سفارشی، می‌توانند تصویری شفاف از رشد و زیان کسب‌وکار ارائه دهند. ابزارهای هوش تجاری (BI) برای ردیابی این شاخص‌ها طراحی شده و با داده‌های تکمیلی پشتیبانی می‌شوند.
در مرحله گزارش‌گیری، باید مشخص کنید که چه نوع گزارش‌هایی برای استخراج اطلاعات ارزشمند مورد نیاز است. در یک سیستم BI سفارشی، می‌توان نمایش‌های بصری یا متنی را در نظر گرفت. اما اگر از یک فروشنده خاص استفاده می‌کنید، استانداردهای گزارش‌دهی ممکن است به چارچوب‌های از پیش تعیین‌شده محدود شوند. این بخش همچنین شامل تعیین انواع داده‌های مورد استفاده است.
در نهایت، کاربران نهایی که داده‌ها را از طریق ابزارهای گزارش‌گیری مشاهده می‌کنند، نقش مهمی در طراحی جریان گزارش‌دهی دارند. دو روش اصلی برای ایجاد این جریان وجود دارد که باید متناسب با نیاز کاربران انتخاب شود.
BI سنتی
یک جریان سنتی BI به کارکنان فنی به عنوان واسطه بین ابزار گزارش دهی و کاربر نهایی (که معمولاً یک مدیر یا مجری است) نیاز دارد. اگر کاربر نهایی بخواهد برخی از داده ها را استخراج کند، باید درخواستی ارائه دهد و کارکنان فنی گزارشی از داده های مورد نیاز ایجاد می کنند. در این مورد، بخش فناوری اطلاعات شما به عنوان یک کاربر قدرتمند عمل می کند، کاربری که می تواند به داده ها دسترسی داشته باشد و بر تغییر آن تأثیر بگذارد.
این رویکرد یک جریان داده ایمن تر و کنترل شده را ارائه می دهد. اما تکیه بر بخش فناوری اطلاعات ممکن است باعث ایجاد تاخیر در انعطاف‌پذیری و سرعت در پردازش مقادیر زیادی داده (به ویژه برای داده‌های بزرگ) شود. علاوه بر این، اغلب نتایج تحلیلی را صرفاً در اختیار مدیران قرار می دهد و دسترسی سایر کارمندان را محدود می کند.
سلف سرویس BI
امروزه شرکت های مدرن از سلف سرویس BI استفاده می کنند و دسترسی به داده ها را دموکراتیک می کنند. این رویکرد به کاربران تجاری و مدیران اجرایی اجازه می دهد تا گزارش های تولید شده توسط سیستم را دریافت کنند. گزارش‌دهی خودکار برای پردازش هر درخواست به انبار داده‌های شما به کاربران قدرتمند (ادمین‌ها) از فناوری اطلاعات نیاز ندارد (اگرچه هنوز کارکنان فنی برای راه‌اندازی سیستم مورد نیاز هستند).
اتوماسیون ممکن است کیفیت گزارش‌های پایانی و انعطاف‌پذیری آنها را کاهش دهد، زیرا با نحوه طراحی گزارش‌دهی محدود می‌شود. اما به عنوان یک مزیت، رویکرد سلف سرویس به کارکنان فنی واقعی نیاز ندارد تا سیستم را همیشه کار کنند. کاربرانی که با فناوری آشنا نیستند، می‌توانند گزارشی برای خود ایجاد کنند یا به بخش اختصاصی ذخیره‌سازی داده دسترسی داشته باشند.
مرحله 6: ابزارهای یکپارچه سازی داده را راه اندازی کنید و یک انبار داده را پیکربندی کنید.
ما قبلاً بخش فنی و رویکردهای اصلی برای پیکربندی معماری داده برای اهداف BI را در بخش قبلی مورد بحث قرار داده‌ایم. مرحله ادغام ابزارهای واقعی به احتمال زیاد به زمان و کار زیادی از بخش فناوری اطلاعات شما نیاز دارد.
چندین عنصر ساختاری در معماری BI وجود دارد که در صورتی که می خواهید یک راه حل سفارشی برای کسب و کار خود ایجاد کنید، باید آنها را توسعه دهید. در موارد دیگر، شما همیشه آزاد هستید که فروشنده ای را از بازار انتخاب کنید که پیاده سازی و ساختار داده را برای شما انجام دهد.
مرحله 7: رابط کاربر نهایی را پیاده سازی کنید – ابزارهای گزارش دهی و داشبورد
داده‌ها در قالب تکه‌های اطلاعاتی قابل هضم و مرتبط با موضوع (اگر از مکعب‌های OLAP یا داده‌های مارت استفاده کنید) از طریق رابط کاربری ابزارهای BI ارائه می‌شوند. در گذشته، هوش تجاری می‌توانست فقط گزارش‌های ثابت را بر اساس رویدادهای آینده و گذشته تولید کند. امروزه، BI قادر به تولید داشبوردهای تعاملی و تصویرسازی با بخش‌های قابل تنظیم اطلاعات است. ارائه دهندگان BI به طور مداوم دامنه ابزارهای گرافیکی موجود در محصولات خود را برای مطابقت با نیازهای مختلف کاربران گسترش می دهند.
با ارزش ترین روش ارائه اطلاعات، گزارش موقت در نظر گرفته می شود، که به دلیل قابلیت های پردازش زبان طبیعی موجود در بسیاری از ابزارهای BI در حال گسترش است. گزارش‌دهی موقت به کاربران امکان می‌دهد تا به سرعت گزارش‌هایی را بر اساس نیاز تولید کنند تا پاسخ یک سؤال خاص را دریافت کنند. (به عنوان مثال، ” RevPAR هتل ما در ماه گذشته چگونه تغییر کرد؟”)
کاربرد داشبوردهای مدیریتی دلتا ویژن در گزارش دهی هوش تجاری
زمانیکه این گزارش‌های ارزشمند از طریق فرایند هوش تجاری به دست می‌آیند، نیاز است که آنها را در داشبوردهای زیبا و اصولی به نمایش درآورید، تا تحلیل داده‌ها توسط کارمندان و بخش های مختلف به راحتی انجام شود. در این راستا تیم دلتا ویژن در کنار شما خواهد بود تا با طراحی داشبورد هوش تجاری سفارشی برای سازمان شما، تمامی دیتاها و اطلاعات را در قالب یک داشبورد حرفه ایی به نمایش بگذارد.
شما می‌توانید جهت پیاده سازی و شخصی سازی این داشبوردها متناسب با فرایند سازمان خود، از مشاوره رایگان ما بهرمند شوید و با راهنمایی کارشناسان متخصص ما، یک داشبورد مدیریتی حرفه ای داشته باشید.
مرحله 8: آموزش برای کاربران نهایی
برای هموارسازی فرآیند پذیرش کارکنان خود، اکیداً توصیه می کنیم جلسات آموزشی را برگزار کنید. اگر از یک ابزار تحلیلی تعبیه شده در CRM یا ERP خود استفاده می‌کنید، می‌توانید از شیوه‌های داخلی مانند نکات ویدیویی یا ابزارهای تعاملی استفاده کنید که کاربران را طی مراحلی هدایت می‌کند.
اگر بودجه ای برای خودکارسازی آموزش ندارید، همچنان باید مراقب آموزش کارکنان خود باشید، مثلاً با کمک یک مدیر یا اعضای تیم BI این آموزشات را ارائه دهید. در غیر این صورت، کارمندان شما نمی‌توانند از جعبه ابزار BI به درستی استفاده کنند و ارزش را از داده‌ها استخراج کنند؛ در نتیحه هدف از اتخاذ BI را خنثی می‌کند.
نقش هوش تجاری در توسعه سازمانی چیست؟
هوش تجاری به جمع آوری، تجزیه و تحلیل و ارائه داده ها برای حمایت از تصمیمات سازمانی در امور مالی، منابع انسانی یا فناوری اطلاعات کمک می کند. هوش تجاری (BI) به عنوان فناوری‌ها، برنامه‌ها و شیوه‌هایی تعریف می‌شود که اطلاعات کسب‌وکار را برای حمایت از تصمیم‌گیری سازمانی جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و ارائه می‌کنند.
هوش تجاری در کجای یک سازمان قرار دارد؟
در حالیکه تیم BI نیاز به درک فرآیندهای کسب و کار دارد، BI بسیار فنی است که نمی‌توان در هر جای دیگری به جز در بخش فناوری اطلاعات یک سازمان مستقر شود. BI یک پاسخ فنی به یک نیاز تجاری است. کسب و کار الزامات را تعیین می کند و فناوران نتیجه مفید را ایجاد می کنند.
سازمان ها چگونه از هوش تجاری در سازمان خود استفاده می کنند؟
سازمان‌ها می‌توانند از بینش‌های به‌دست‌آمده از BI و تجزیه و تحلیل داده‌ها برای بهبود تصمیم‌های تجاری، شناسایی مشکلات یا مسائل، روندهای بازار و یافتن درآمد یا فرصت‌های تجاری جدید استفاده کنند.
